نحوه بستن قرارداد طراحی سایت

شاید زمان آن رسیده که وب سایت خود را باز طراحی کنید یا امکانات جدیدی به آن اضافه کنید، یا شاید شما می خواهید قرارداد اولین وب سایت کسب و کار خود را با یک شرکت طراحی ببندید. پیش از این در مقاله درخواست طراحی وب Website RFP در سایت دارکوب توضیح دادم که چطور می بایست در خواستی را برای طراحی وب سایت به یک شرکت ارائه دهید.

در این مقاله با مرور کلی Website RFP به مرحله بعدی می پردازیم یعنی بررسی یک درخواست توسط شرکت طراح، اعلام نظر و ارائه پروپزال و در نهایت مواردی که لازم است در نحوه تنظیم قرارداد طراحی سایت در نظر داشته باشید. این مراحل می تواند نسبت به اندازه و حساسیت پروژه نیاز به رفت و برگشت ها و جلسات حضوری باشد. اما مهم آن است که تمامی این مراحل را ساده و کاربردی نگه داریم.

چطور در خواست طراحی وب بدهیم؟

در خواست طراحی وب سایت یا Request For Proposal, Or Web RFP)) در خواستی است که کارفرما یا صاحب یک کسب و کار برای ساخت وب سایت به یک شرکت طراحی وب ارائه می کند. این درخواست از این جهت پر اهمیت است که شما با نوشتن آن ابتدا در می یابید که نیاز های شما در طراحی وب سایت چیست و سپس آن را بطور مشخص و واضح با شخص دیگری که شرکت طراح باشد در میان می گذارید.

در این درخواست شما می بایست ابتدا بطور کوتاه و اجمالی خلاصه ایی از درخواست خود را توضیح دهید تا یک شرکت طراح بتواند در یک نگاه نوع وب سایت، صنعت مربوطه، اندازه پروژه و هر آن چیزی را که برای انتخاب پروژه و تصمیم گیری اولیه لازم است مشاهده کند.

در ادامه لازم است شما شرکت و صنعتی که در آن کار می کنید را معرفی کنید. لازم نیست تاریخچه شرکت خود را بنویسید، فقط بطور خلاصه، مخصوصا اگر کسب و کار شما خاص است، کمی توضیح دهید که کسب و کار شما چیست. قسمت با اهمیت بعدی این است که اهداف شما برای ساخت یک وب سایت چیست. این اهداف می تواند بطور کلی شامل چند هدف اصلی و چند هدف فرعی باشد که از آنها مشتق می شوند. با مشخص کردن اهداف به سراغ مخاطب یا مشتری وب سایت می رویم، که مشخص شود چه افرادی با این وب سایت بیشتر سر و کار دارند و انتظار آنها از وب سایت شما چیست.

اگر شما قبلا وب سایت داشته اید، پس لازم است حتما درباره آن توضیح دهید که کدام قسمت ها پاسخگوی نیاز شما بوده اما کدام قسمت ها شما را با مشکل مواجه کرده و نیاز به بهبود و یا چاره ایی دیگر دارد. و یا اینکه چه چیزهایی می خواهید به این وب سایت اضافه کنید.

جزئیات تجاری نیز بسیار با اهمیت است. مثلا اگر شما یک وب سایت فروش آنلاین می خواهید باید بدانید که حدودا چه تعداد و انواع کالا را می خواهید در آن به نمایش و فروش بگذارید. این نکته نیز بسیار با اهمیت است. مثلا شما برای یک ساختمان سه طبقه هیچگاه پنجاه متر گود برداری نمی کنید. و در مقابل اگر می خواهید برج بسازید یا اینکه حدس می زنید شاید در آینده می خواهید چند طبقه بیشتر روی ساختمان خود بسازید، آنگاه در هنگام گود برداری تا جایی که ممکن است در آینده لازم شود، پی محکم و عمیق تری تدارک می بینید.

در پایان درخواست خود بد نیست این نکته را نیز اعلام کنید که چه مقدار زمان و بودجه برای این پروژه در نظر گرفته اید یا اینکه شرایط پرداخت شما چگونه خواهد بود و یا اینکه کدام قسمت از سایت را (در پروژه خیلی بزرگ) زود تر نیاز دارید. و نکته آخر اینکه شرکت طراح حداکثر تا کی فرصت پاسخ و ارائه پروپوزال را دارد.

پاسخ درخواست از سوی شرکت طراح وب

پس از ارائه درخواست طراحی وب، این درخواست توسط شرکت طراح بررسی می شود. طراحان ابتدا درخواست شما را مطالعه نموده، جزییات، کامپوننت ها و الزامات آن را بررسی می کنند. و سعی می کنند برای نیاز های شما پاسخ و راه حل هایی از طریق طراحی ارائه دهند. در این فرآیند ممکن است برای شرکت طراح سوالاتی پیش بیاید و از شما در خواست پروپوزال جدید و کامل تر کرده یا اینکه فقط به پاسخ سوالات از سوی شما بسنده کنند.

هرچه شما در زمینه طراحی وب اطلاعات بیشتری داشته باشید و یا نیازها و الزامات خود را بطور شفاف بیان کرده باشید، پاسخی دقیق تر دریافت خواهید کرد.

در این زمان شرکت طراح در پاسخ به درخواست شما، پروپوزالی را ارائه می دهد که می تواند دارای موارد زیر باشد: تاریخچه ایی خلاصه از سابقه شرکت، زمینه فعالیت، تجربه ها، دست آورد ها و پروژه های مهم فعلی یا گذشته. سپس نسبت به نیاز شما یک طرح اولیه یا Blueprint به همراه جدول زمان بندی، هزینه ها و سیاست های شرکت را ارائه می دهد.

در مطالعه و پاسخ پروپوزال، ممکن طراحان راه حل ها و پیشنهاداتی را به عنوان یک شخص حرفه ایی و با تجربه ارائه می کنند که ممکن است شما آن ها را در نظر نگرفته باشید. پس لازم است شما این طرح ها را مورد نظر قرار داده و اعمال آن را مد نظر قرار دهید. یا حتی ممکن است یک شرکت طراح، طراحی Responsive (موبایل)، سئو SEO، هاست و دامنه، امنیت و پشتیبانی وب سایت را جزء جدایی ناپذیر پروژه بداند یا اینکه آن را به عنوان گزینه ایی اختیاری به شما ارائه دهد.

پس از دریافت پروپوزال پاسخ شرکت طراحی وب سایت، شما به عنوان سفارش دهنده وب سایت می توانید در بین پروپوزال های احتمالی از چند شرکت طراح یکی را انتخاب کرده و برای بستن قرارداد اقدام کنید.

نکات قرارداد طراحی وب سایت

قرارداد طراحی وب چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

قرارداد طراحی وب به طور قانونی توافق طراحی بین یک طراح و مشتری خود را متعهد می کند. هم مشتری و هم طراح باید سند را امضا کنند تا قرارداد معتبر باشد. چنین قراردادهایی حاوی توافق نامه های طراحی در مورد عواملی هستند که عبارتند از:

• قیمت
• محدوده کار طراحی
• یک جدول زمانی از محصولات قابل تحویل ایجاد کنید
• برنامه زمانی پرداخت
• حقوق مالکیت معنوی
• سایر اصطلاحات حقوقی
• در زیر به برخی از دلایل اهمیت یک قرارداد اشاره شده است.

دنیای مدرن بسیار بحث برانگیز است و تهیه پیش نویس قرارداد تنها راه مطمئن برای محافظت از منافع شما در هنگام انجام یک کار طراحی است. هرازگاهی در کسب و کار اختلاف نظر رخ می دهد و می تواند مشکلاتی مانند تاخیر در پرداخت ها و بن بست ها را برای شما ایجاد کند.

در این شرایط، قرارداد شما از شما محافظت می‌کند و شفافیت را با توجه به تمدید، تاریخ قرارداد و سایر بندهای مهم تضمین می‌کند و راه را برای مدیریت بهتر فناوری اطلاعات هموار می‌کند. در واقع، حل و فصل اختلاف مهمترین بخش یک توافق حقوقی است – قرارداد جزئیات آنچه در صورت اختلاف اتفاق می افتد را ارائه می دهد. یک قرارداد طراحی وب سایت به خوبی طراحی شده باید راه هایی برای مقابله با موارد احتمالی داشته باشد مانند:

• اگر مشکلی در پروژه طراحی سایت پیش بیاید، بعد چه اتفاقی می‌افتد؟
• مشتری طرح نهایی را که شما تایید کردید دوست ندارد، حالا چه؟
• شما یک ضرب الاجل را از دست دادید! حالا چه اتفاقی می افتد؟
• مشتری پرداخت نکرد؛ برای بازیابی پول خود چه اقداماتی می توانید انجام دهید؟
• قرار است چند تغییر را به صورت رایگان ارائه دهید؟ آیا محدودیت زمانی برای آن وجود دارد؟
• حقوق مالکیت معنوی اهمیت دارد. طراحی سایت متعلق به چه کسی است؟
• آیا باید یک کپی از طراحی وب سایت را پس از پایان پروژه نگه دارید؟ برای چه مدت؟
• مشتری می خواهد شما را اخراج کند. حالا چی؟
• شما می خواهید مشتری خود را اخراج کنید (این اتفاق می افتد)، چگونه این کار را انجام می دهید؟

چنین سؤالاتی و هر چیز دیگری که شما یا مشتری شما تصمیم می گیرید ضروری است، باید به صورت مکتوب درج شود.

نکاتی در مورد نحوه تنظیم قرارداد خود

با توجه به اینکه قراردادها ضروری هستند، این سؤال باقی می ماند: چگونه باید تنظیم شود؟

خواندن و درک قراردادهای تنظیم شده توسط وکیل بسیار دشوار است. بنابراین این احتمال وجود دارد که یک قرارداد طراحی وب بسیار پیچیده مشتری شما را آزار دهد و همچنین منجر به سردرگمی شود. بهترین استراتژی ایجاد یک قرارداد مستقیم است که برای همه طرفین منطقی باشد. یک فرد متوسط ​​باید بتواند محتوا و معنا را درک کند. از زبان کوتاه و مختصر برای رساندن حرف خود استفاده کنید. اظهارات ساده ای که بدون عبارات نامشخص توضیح داده شده است، احتمال نقض قرارداد توسط مشتری شما را با ادعای سوء تفاهم از بین می برد.

یک بیانیه کار به وضوح تعریف شده داشته باشید

آیا تا به حال مشتری داشته اید که انتظار کار بسیار بیشتری از آنچه برای شما پرداخت می شود داشته باشد؟

برای جلوگیری از این نوع سوء استفاده، مهم است که محدوده کار خود را به صورت مکتوب تنظیم کنید. کار بدون چنین محدوده ای می تواند خطرناک باشد. ممکن است مشتری از شما بخواهد که شروع به انجام خدمات یا اضافه کردن ویژگی هایی کنید که برای آنها ثبت نام نکرده اید. در نهایت، این منجر به انتظارات بزرگ و کار بیش از حد، یا مشتری ناراضی خواهد شد. با بیان شفاف کاری که قرار است انجام دهید شروع کنید و آن را در قرارداد تنظیم کنید، بنابراین هیچ غافلگیری ناخوشایندی وجود نخواهد داشت. در صورت لزوم، می توانید مودبانه کارهایی را که خارج از محدوده قرارداد طراحی است، رد کنید. در غیر این صورت، می توانید کار را بپذیرید، اما هزینه آن را بپردازید و برای زمان خود دستمزد دریافت کنید. محدوده کاری تعریف شده قانونی شما باید شامل موارد زیر باشد:

• تحویل دادنی ها
• اهداف
• جدول زمانی
• شامل مسئولیت های مشتری

مشتری شما در هر پروژه طراحی وب یا توسعه وب سایت چند مسئولیت دارد و باید در قرارداد شما گنجانده شود. طراحی عالی تنها زمانی اتفاق می افتد که با مشتری همکاری و هم افزایی داشته باشید. ابتدا به یک نقطه تماس قابل اعتماد نیاز دارید و باید بدانید که تصمیم گیرندگان نهایی چه کسانی هستند.

در یک سناریوی ایده آل، هر دو نقش را یک شخص بازی می کند. شما می توانید این را در قرارداد خود مشخص کنید تا با نظرات متضاد مشتری دچار مشکل نشوید. سپس، باید مشخص کنید مشتری باید چه اطلاعاتی را برای کمک به کار شما ارائه دهد، که ممکن است شامل داده ها و دارایی های هویتی او باشد. مشتریان نیز بخشی از جریان کار هستند، بنابراین مطمئن شوید که کارهایی را که آنها مسئول هستند، به عنوان مثال تصحیح کار شما، یادداشت کنید.

فرآیند بررسی و تایید را ساده کنید

متأسفانه بسیاری از متخصصان طراحی وب شرایطی را تجربه کرده اند که کار کامل شده است، ماکت ارسال می شود، اما مشتری هیچ جا پیدا نمی شود. چنین شرایطی گاهی تقصیر مشتری نیست. آنها معمولاً مسئولیت های مبرم زیادی دارند و ممکن است جنبه هایی مانند طراحی وب یا توسعه وب را نادیده بگیرند یا فراموش کنند.

شما می توانید با گنجاندن یک بند که تعداد روزهایی را مشخص می کند که مشتری شما می تواند طرح ها را بررسی کند و با شما تماس بگیرد، از این مشکل جلوگیری کنید.
بازه زمانی یک پروژه همچنین ممکن است باعث اختلاف بین طراحان وب و مشتریان آنها شود. اطمینان حاصل کنید که شما و مشتری خود در مورد چارچوب زمانی دقیق پروژه به توافق رسیده اید تا از هرگونه غافلگیری زمانی در آینده جلوگیری کنید.

شما باید یک قدم فراتر بروید و کل پروژه را به نقاط عطف تقسیم کنید – با ضرب الاجل برای هر کدام. همچنین برای اطمینان از اینکه کار شما مطابق با استانداردهای مشتری است، به بازخورد پیشرفت خود نیاز دارید. برای جلوگیری از موقعیت‌هایی که نمی‌توانید ضرب‌الاجل تعیین کنید، با مهلت‌های بازخورد موافقت کنید، زیرا مشتری در دسترس نیست و بازخورد ارائه نکرده است.

مالکیت کار

مالکیت معنوی بسیار جدی است. اطمینان حاصل کنید که پیش بینی کرده اید که چه کسی مالک پروژه در زمان تحویل محصولات شما خواهد بود. معمولاً مشتری پس از اتمام تمام پرداخت ها این کار را انجام می دهد. شما به عنوان یک طراح وب، ممکن است بخواهید مالکیت کد سایت را حفظ کنید. همچنین ممکن است بخواهید از مشتریان بخواهید که اعلامیه حق چاپ را در پایین طراحی وب سایت خود نمایش دهند.

تعریف شرایط پرداخت

به منظور پرداخت منصفانه، ابتدا باید بدانید که چگونه مشتری خود را شارژ می کنید. به طور کلی توصیه می شود که برای کارهای بزرگتر هزینه هر پروژه را دریافت کنید و برای کارهای کوچکتر که اختلاف زمانی 1 یا 2 ساعت مهم است و باید در درآمد شما منعکس شود، هزینه ساعتی دریافت کنید. یکی دیگر از روش‌های ممکن شارژ، ترکیبی است که به موجب آن می‌توانید براساس پروژه شارژ کنید و برای بازبینی نرخ ساعتی درخواست کنید. شرایط پرداخت هزینه قرارداد در شرکت دارکوب به این صورت است که شما 50 درصد هزینه را ابتدای کار پرداخت می کنید و 50 درصد را انتهای کار.

شامل شرایط محرمانه بودن

مشتریان فهیم اغلب مایلند بندهای محرمانه را در قراردادهای خود لحاظ کنند که هم شما و هم مشتری شما را پوشش می دهد. بندهای محرمانگی در صورتی مفید هستند که، برای مثال، مشتری روی یک سرمایه گذاری طبقه بندی شده کار می کند و نیاز دارد که آن را مخفی نگه دارید. اگرچه معمولاً این مشتریان هستند که این موارد را درخواست می‌کنند، شما همچنین می‌توانید در صورت نیاز یک بند محرمانگی برای خود بپوشانید و از مشتریان بخواهید که به طور عمومی در مورد شیوه‌های تجاری شما بحث نکنند.

یک بند فسخ قرارداد طراحی سایت

ممکن است شرایطی پیش بیاید که شما و مشتری به دلیل تضاد شخصیتی یا دلایل دیگر نتوانید با هم کار کنید و دیگر نمی خواهید به قرارداد احترام بگذارید. اگرچه قراردادها معمولاً از نظر قانونی الزام آور هستند، بندهای فسخ می توانند نجات دهنده باشند زیرا در صورت خروج متقابل یا اجتناب ناپذیر هر دو طرف، رسیدگی را تعریف می کنند. یک بند لغو همچنین سناریویی را پوشش می‌دهد که قبلاً کارهای زیادی انجام داده‌اید، اما مشتری شما می‌خواهد کنار بکشد. برای اطمینان از اینکه شما پول دریافت می‌کنید، یک بند لغو مستلزم آن است که اگر مشتری می‌خواهد از آن عقب‌نشینی کند، از نظر قانونی ملزم به رعایت چندین الزام است، از جمله، اما نه محدود به، پرداخت برای زمان شما.

آن قرارداد را امضا کنید

اگر هر دو طرف قراردادی را امضا نکنند، ارزش کاغذی که روی آن چاپ شده نیست. اطمینان حاصل کنید که قرارداد شما دارای یک بخش نهایی است که در آن فضایی برای نام و امضا وجود دارد اگر نمی توانید به صورت حضوری با مشتریان خود برای امضای قرارداد ملاقات کنید، می توانید اطمینان حاصل کنید که قرارداد شما توسط نماینده ای امضا شده است که صلاحیت انجام آن را دارد. امضای قراردادی که شامل یک شرکت است کمی متفاوت از زمانی است که با یک فرد معامله می کنید.

اطمینان حاصل کنید که نام شرکت و نام و عنوان فرد مجاز امضا کننده قرارداد طراحی را اضافه کنید. یک نکته پاداش این است که ابتدا از مشتری خود بخواهید قرارداد را امضا کند. اگر آخرین بار امضا کنید، انتخاب نهایی برای تصمیم گیری در مورد تعهد و الزام آور کردن قرارداد به شما داده می شود. به عنوان بهترین روش، باید دو نسخه را برای مشتری خود بفرستید تا امضا کند. پس از بازگرداندن آنها به شما، هر دو نسخه را امضا کنید. یک کپی برای خود نگه دارید و برای مشتری ارسال کنید.

قالب های قرارداد طراحی وب برای استفاده

نوشتن قراردادهای خود از ابتدا چالش برانگیز و زمان بر است. همچنین همیشه این احتمال وجود دارد که شما ممکن است چیزی حیاتی را فراموش کنید و در آینده مشکلاتی ایجاد کنید. گزینه های جایگزین این است که برای ایجاد قرارداد سفارشی شما به کسی پول بدهید. با این حال، این معمولاً گران است و پرداخت چنین هزینه ای برای هر پروژه جدید توجیه پذیر نیست. روش دیگر استفاده از قالب های طراحی وب از پیش نوشته شده به خوبی تست شده است که از قبل حاوی تمام عناصر لازم است.

مرحله عقد قرارداد

حال که شما پاسخ پروپوزال خود را از شرکت های طراحی وب سایت دریافت کرده اید و یکی را از میان آنها برای ساخت وب سایت خود انتخاب نموده اید. نوبت به قرار دارد می رسد. نمونه قرار دادهای وب سایت در اینترنت بسیار است اما من می خواهم در اینجا با یک مرور کلی به مواردی بپردازم که وجود آن در یک قرارداد با اهمیت است. یک قرارداد طراحی وب ممکن است هر فرمی داشته باشد، اما باید تعدادی از عناصر ضروری را شامل شود. شما ممکن است بخواهید از یک قرارداد آماده استفاده کنید یا شاید لازم شود یک قرارداد را با کمک شرکت طراح بوجود آورید.

خوب قسمت های یک قرارداد ساخت وب سایت چیست؟

• توافقی از پروژه یا کاری هایی که باید انجام شود.
• محدوده پروژه را واضح مشخص کند.
• هر دو طرف موافق انجام چه کاری هستند؟
• عناصر، کامپوننت ها و صفحات سایت چگونه اند؟
• آیا تهیه و درج محتوای متنی سایت شامل پروژه طراحی وب است یا نه؟
• مسئولیت تهیه عکاس، فیلم ها و کپی رایت ها بر عهده کیست؟ آیا عکاس های آماده قابل قبول هستند؟ آیا تصاویر مورد استفاده مجوز خاصی دارند یا نه؟
• چه کسی تست دسکتاپ و موبایل وب سایت را انجام می دهد؟
• مدت، نحوه و هزینه پشتیبانی وب سایت چگونه است؟ و برای چه مواردی هزینه اضافی دریافت می شود؟
• زمانبندی و نحوه انجام تغییرات (تجدید نظر ها) در توسعه وب سایت چگونه است؟
• آیا از قسمت های آماده در وب سایت استفاده می شود؟ (مثلا قالب آماده)
• آیا توسعه دهنده وب سایت مستقل است؟ یا کس دیگری در توسعه شریک، پیمانکار یا واسطه است؟
• زمانبندی و روش پرداخت چگونه است؟
• روش های ارتباطی چگونه است؟ (ایمیل، حضوری یا تلفن)
• آیا محرمانه ماندن اطلاعات مشتری و پروژه در طول توسعه و پس از آن رعایت می شود؟
• نحوه برخورد با تاخیر در ارائه پروژه چگونه است؟
• آیا طراحی حرفه ایی و یا استاندارد انجام می شود؟
• آیا طراحی سئو و Responsive انجام می شود؟
• آیا وب سایت بر روی دستگاه های اندروید، اپل و بلک بری قابل دسترسی است؟
• امنیت وب سایت چگونه تامین می شود؟
• آیا نیاز به تهیه لایسنس است؟ چه کسی مسئوول تامین آن است؟
• آیا وب سایت قابلیت چند زبانی دارد؟

همانطور که دیدید، موارد کوچک زیادی است که می بایست به دقت به آنها پرداخته شود. با این حال مهمترین قسمت آنها را به شما نگفته ام. در هر گونه همکاری و پروژه، آن چیز که بیش از همه اولویت دارد سابقه کار و حرفه ایی بودن پیمانکار است. اگر شما در همان مرحله ارسال پروپوزال وب سایت خود تحقیق کنید و آن را به شرکت هایی که سابقه کاری خوبی دارند بفرستید، قطعا در زمان و هزینه های پیش بینی نشده آینده صرفه جویی خواهید کرد.

و از همه مهمتر ریسک موفقیت پروژه را کاهش می دهید و خود را در برابر خسارات احتمالی از سوی توسعه دهنده گان غیر حرفه ایی بیمه کرده اید. مثلا زیاد پیش می آید که پروژه ای کامل شده یا نیمه کاره را جهت بهبود یا تکمیل به شرکتی دیگر ارجاع می دهند اما متاسفانه کارهایی که توسط توسعه دهنده غیر حرفه ایی انجام شده قابلیت یا صرفه اصلاح و بهبود سازی را ندارد، و تنها می بایست توسعه پروژه را از نو شروع کرد. از طرفی دیگر از آنجایی که ممکن است پروژه شما گسترش پیدا کرده و یا حدقل سال ها نیاز به پشتیبانی داشته باشد، بهتر است از همان ابتدا به فکر شرکتی شناخته شده و حرفه ایی برای یک همکاری دراز مدت باشید.

نتیجه

ما در دارکوب با سابقه ایی درخشان و هزاران پروژه موفق در زمینه توسعه وب سایت، سئو و بازاریابی دیجیتال برای شما تجربه موفقی را در همکاری با توسعه دهندگان وب آرزو می کنیم. با بستن قرارداد با شرکت دارکوب شما بهترین تجربه در زمینه طراحی سایت و سئو و دیجیتال مارکتینگ را تجربه خواهید کرد. برای دیدن نمونه قرارداد های موارد ریز از طزیق پشتیبانی سایت دارکوب در خواست دهید.

• نمونه قرارداد طراحی سایت word
• نمونه قرارداد طراحی سایت با وردپرس
• نمونه قرارداد طراحی سایت pdf
• نمونه قرارداد طراحی سایت و اپلیکیشن
• نمونه قرارداد طراحی سایت و سئو
• نمونه قرارداد طراحی سایت فروشگاهی