نحوه ارائه درخواست طراحی وب سایت Website RFP

زمان اون رسیده یک وب سایت داشته باشید یا وب سایت تون رو دوباره طراحی کنید. پس شما نیاز دارید یک درخواست یا پروپوزال برای طراحی وب بنویسید (Request For Proposal, Or Web RFP). با یک جستجوی سرسری تعداد زیادی نمونه پروپوزال برای وب پیدا می کنید اما ممکنه این نمونه ها صحیح نباشند و یا به اهداف و نیاز های شما برای طراحی وب سایت پاسخ ندهد. شما به یک Website RFP نیاز دارید که به طور روشن نیاز های شما را بیان کند، تا پاسخ مناسبی از سوی یک طراح در محصول نهایی حاصل شود. اما چطور؟

در این مقاله، قدم به قدم شما را با مراحل نوشتن یک Website RFP همراهی می کنم نه تنها مسائل ابتدایی را بیاموزید بلکه بتوانید از کمک طراحان وب بهتر استفاده کنید. سعی می کنم به شما اطلاعاتی رو بدهم که از اشتباهات متداول پیشگیری کنید و همچنین نکات مهم را در Website RFP خود در جای صحیح قرار دهید.

یک Website RFP خوب به طور کاملا مشخص اهداف پروژه، محتوی، موضوع، معیارها، راه های ارتباطی، زمانبندی را مشخص کرده است. گاهی وقت ها با خواندن Website RFP می توان فهمید که شرکت درخواست دهنده چقدر در کار خود حرفه ایی است. Website RFP درباره چرب زبانی یا یک تکه کاغذ نفیس نیست.

یک راز: بعضی از شرکت های حرفه ایی طراحی وب سایت از پاسخ دادن یا بازبینی یک Website RFP تنفر دارند. یعنی اگر شما از Website RFP برای انتخاب یک شرکت توسعه دهنده وب استفاده می کنید ممکن است استعداد های زیادی را از دست بدهید. وقتی یک Website RFP می نویسید، در خاطر داشته باشید که این تنها یک درخواست برای یافتن یک شرکت برای طراحی وب سایتتان نیست. بلکه شما دارید با آنها ارتباط بر قرار کرده و خود را معرفی می کنید تا آنها با شما کار کنند. شما یک شرکت انتخاب نمی کنید بلکه شما امید دارید که آنها هم شما را انتخاب کنند. آخرین چیزی که شما می خواهید این است که شانس کار کردن با یک شرکت طراحی خوب را از دست بدهید. چون ممکن است از نحوه درخواست شما این برداشت شود آیا این مشتری خوب است یا خیر. حالا بیایید درباره مسائل ابتدایی صحبت کنیم:

 

ساختار Website RFP شما چگونه باید باشد؟

• مقدمه یا بررسی اجمالی از پروژه: در این قسمت می بایست اطلاعات حیاتی را که شرکت طراح بر اساس آن تصمیم اولیه خود را برای انتخاب می گیرد را وارد کنید، که آیا این پروژه ارزش وقت گذاشتن دارد یا خیر. اگر این قسمت را درست بنویسید شرکت طراح به خواندن Website RFP ادامه می دهد.

 

• اطلاعات شرکت شما: در این قسمت شما شرکت خود را در یک یا دو پاراگراف معرفی می کنید. نیازی به نوشتن تاریخچه طولانی و توضیحات اضافی نیست، فقط به اندازه کافی اطلاعاتی را بنویسید که اگر کسی درباره کار شما نمی دانست بتواند درکی از آن پیدا کند.

 

• مخاطبین شما: اینجا شما می بایست مخاطبین یا مشتریان خود را معرفی کنید. این قسمت اطلاعات مهم و با اهمیتی را به طراحان و توسعه دهنده گان وب سایت می دهد. مشخص کردن نوع مخاطبین تاثیر زیادی بر روی طراحی رابط کاربری و تجربه بازدید کننده گان دارد.

 

• اهداف جدید یک وب سایت: در این قسمت شما اهداف اصای وب سایت خود را مشخص می کنید. سپس اهداف ثانوی و بعدی را لیست کنید. وب سایتی که به هدف فروش ساخته شده با وب سایتی که برای آموزش است کاملا ظاهر و عملکردی متفاوتی دارد.

 

• وب سایت فعلی: در قسمت شما می بایست خیلی صادقانه بگویید مشکل وب سایت فعلی شما چیست. هر چه در این مورد دقیق تر باشید بهتر است. نگران نباشید شما بخاطر مشکلات وب سایت فعلی تان قضاوت نمی شوید.

 

• قابلیت ها و عملکرد های وب سایت جدید: در این قسمت شما لیستی از قابلیت های اساسی وب سایت جدیدتان را می نویسید. هرچه در این قسمت هم دقیق باشید طراحان بهتر ارزیابی قیمت و محصول بهتر را ارائه می دهند. این قسمت از اهداف وب سایتتان متفاوت است و درباره (functionality) عمکردهای دقیق وب سایت است.

 

• لیست خواسته های وب سایت جدید: در این قسمت شما لیستی از عملکردهای کم اهمیت تر را می نویسید. قابلیت های که نسبت به هزینه و زمان ممکن است برای سایت خود انتخاب کنید. جدا کردن این قسمت به شما قابلیت تصمیم گیری بهتری خواهد داد.

 

• جزئیات تجاری: اگر وب سایت شما قابلیت تجارت الکترونیک دارد، شما می بایست لیستی از محصولات امروز را بدهید. البته این نیز مهم است شما پیشبینی کنید در آینده چه محصولاتی ممکن است به این لیست آیتم ها اضافه شود. تعداد آیتم های شما بطور مستقیم در طراحی، پشتیبانی و هزینه هایتان تاثیر دارد. پس حتما نگاهی به آینده هم داشته باشید.

 

• جزئیات بودجه: شما در این قسمت مقدار بودجه، نحوه پرداخت و محدودیت های احتمالی مرتبط را بیان می کنید.

 

• پاسخ پروپوزال: شما در این قسمت فهرستی از مواردی که انتظار دارید شرکت طراح در پاسخ به پروپوزال ارائه دهد ارائه می دهید. هر شرکت طراحی و توسعه وب سایت روند کاری متفاوتی دارد. ارائه چنین فهرستی در یافتن پاسخی واضح که به تصمیم گیری شما کمک کند بسیار کمک می کند.

 

• Website RFP و زمانبندی پروژه: در این قسمت شما در مورد دوره ها و زمانبدنی های پروژه و زمان پایانی آن صحبت می کنید. همچنین لازم است که به شرکت طراح بگویید که چه زمانی شما تصمیم گیری و انتخاب خود را به آنها اعلام می کنید. توجه داشته باشید که زمانبندی های شما واقع بینانه باشد.

 

چطور بنویسیم؟

حالا شما یک سری اطلاعات پایه یی درباره اینکه یک Website RFP چه ساختاری باید داشته باشد دارید. حالا شما با این اطلاعات آماده اید یک درخواست نو بنویسید. شما می خواهید وقتی که Website RFP دریافت شد مورد توجه قرار گیرید و از دیگران بهتر، متفاوت تر و گویا تر باشد. کیفیت درخواست شما می تواند مختلف باشد و این بستگی به شما دارد که چقدر می خواهید روی آن کار کنید.

 

اهداف خود را مشخص کنید

قبل از اینکه شروع به نوشتن خواسته های خود از وب سایت جدید بکنید کمی تمرین کنید. اولین کار مهمی که میخواهید وب سایت شما انجام دهد چیست؟ به مشتری احتمالی شما اطلاعات بدهد؟ محصول شما را بفروشد؟ به گروه فروش شما خط بدهد؟ حاوی اطلاعاتی باشد که هر کسی در آن صنعت به سایت شما رجوع کند؟ پایگاهی باشد برای فرود تبلیغات کلیکی که شما آنها را مدیریت می کنید؟ احتمالا اهداف زیادی است که شما قصد دارید از طریق وب سایت تان به آن برسید، اما لازم است شما همه آنها را نوشته سپس اولویت بندی کنید. مهمترین هدف خود را مشخص کنید. بعد از آن چند هدف دیگر که با اولویت تر و با ارتباط با هدف اصلی هستند را مشخص کنید.

مثال:

• اولویت اصلی ما ایجاد آمادگی برای رهبری فروش برای تیم فروش مان است. هدف دوم ما آموزش خریدار احتمالی سرویس یا محصول و تهیه منابع متناسب است.
• اولویت اصلی ما بدست آوردن اعتبار برای بدست آوردن سرمایه گذاران بالقوه است. هدف دو ما آسان سازی برقراری ارتباط با گروه ما از طریق وب سایت و شبکه های اجتماعی است.

 

درباره وب سایت فعلی خود صادق باشید

اگر هم اکنون وب سایت دارید آن را بطور آگاهانه و صادقانه بررسی کنید. بطور مشخص بیان کنید که وب سایت کنونی شما کافی نیست یا کار نمی کند، و به طور دقیق مشکلات آن را مشخص کنید. آیا کاربران یا مشتریان نمی دانند که کجا اطلاعات مورد نیازشان را پیدا کنند؟ آیا شما به اندازه کافی مراجعه به سایت و یا امکان پشتیبانی از کاربران ندارید؟ علیرغم زیبایی رابط کاربری آیا کارمندان شما با وارد کردن اطلاعات در سایت مشکل دارند؟ شکایت هایی که معمولا از وب سایت شما می شود کدام است؟ چه چیزی امید دارید در وب سایت شما تغییر کند؟

مثال:

• با این ساختار مسیر ها و صفحات وب سایت ما نمی توانیم محصولی را که می خواهیم بیابیم. جزییات منو در صفحات مختلف تغییر می کند و این بسیار گیج کننده است.
• طراحی وب سایت ما خیلی خشک است. با اینکه تعداد زیادی لوگو وجود دارد اما هیچ یک واضح و چشم گیر نیستند.
• مشتریان همیشه به ما می گویند در هنگام خرید خطا دریافت می کنند و مجبور می شوند برای کامل کردن مراحل خرید با ما تماس تلفنی بگیرند.

 

عملکرد های اصلی و اختیاری وب سایت تان را مشخص کنید

این قسمتی است که طراح و توسعه دهنده وب سایت برای آن به شما صورت حساب می فرستد. بسیار مهم است که در این مورد دقیق باشد و لیستی از عملکرد های ضروری و انتخابی ( که به هزینه و زمان بستگی دارند) تهیه کنید. هرچه شما بیشتر اطلاعات داشته باشید بهتر می توانید تصمیم بگیرد.

مثال:

• ضروری است که ما یک مشخص کننده دقیق و کارا برای محل فروشگاه ها داشته باشیم که بر روی همه دستگاه ها به خوبی دیده شود. امکانات اختیاری: خیلی خوب می شه اگر ما یک نقشه interactive با مقیاس و ابزار ها مختلف داشته باشیم.
• ما یک وبلاگ احتیاج داریم که بتوانیم از طریق آن اطلاعات جدید را به اشتراک بگذاریم. امکان اختیاری: ما به یک کتابخانه با اطلاعات کامل از انواع اطلاعات، متن، عکس و ویدئو نیاز داریم.

 

مستقیم نشانه بروید

بهترین Website RFP می تواند بسیار ساده باشد: یک لیستی از مشکلات وب سایت فعلی و در ادامه لیستی از انتظارات از وب سایت جدید و اینکه دقیقا مخاطبان آن چه کسانی هستند. یک Website RFP برای شفاف بودن می تواند خالی از لغات تخصصی باشد. چنین درخواستی به طراحان و توسعه دهنده گان وب این اجازه را می دهد به چنین درخواست شفاف دقیقی به راحتی پاسخ دهند، استراتژی خود را با جزییات و آیتم ها آن برای حل مشکل بیان کنند0 چنین رویه ایی به هر دو طرف اجازه می دهد از مسیری میانبر، در زمان صرفه جویی کنند.

مثال:

• ما می دانیم که وب سایت فعلی ما افتضاح است. اما ما دقیقا اهداف وب سایت جدید مان را می دانیم. ما زمان زیادی را صرف تعریف مخاطبین و مشتریان خود کرده ایم.
• در حال حاضر ما پول کافی برای دوباره طراحی کردن کل وب سایتمان را نداریم. اما ما می خواهیم لوگوی شرکت را تغییر دهیم. در حال حاضر ما به یک وب سایت ساده و کاربرپسند برای تولید محتوا نیاز داریم. در آینده ممکن طراحی کلی وب سایت لازم شود.

 

سوالات صحیح بپرسید

در هنگام نوشتن Website RFP ممکن است به سوالات زیادی بر بخورید. از جمله: کدام ابزارها، پلتفرم ها و عملکرد ها مناسب هستند؟ البته شما نمی خواهید با این گونه سوالات مخاطب خود را محدود کرده یا به آن القا کرده که باید حتما از این موارد پیروی کند. سعی کنید که سوالات خود را به صورت باز پرسیده تا امکان ارائه پیشنهاد در مقابل آن ها باشد. به هر حال مخاطب شما سال ها تجربه توسعه وب دارد و حتما توانایی ارائه گزینه های بهتر را به عنوان یک حرفه ایی دارد. توجه داشته باشید شما نمی بایست حتما حرفه ایی باشید. ممکن است شما جنبه هایی از کار را نشناسید، پس نیاز به تظاهر نیست و درخواست عملکرد ها و خصوصیاتی را بکنید که دقیقا آن ها را نمی شناسید. بجای آن به بیان نتایج مورد نظرتان، توضیح اهداف بپردازید و برای توصیه های بیشتر درخواست کنید. یک شرکت خوب به شما ابزار ها و راه های رسیدن به آن اهداف را از طرق مختلف ارائه خواهد کرد.

• بجای پرسیدن “شما چند portal sites پیشنهاد می دهید؟”، بپرسید “شما چه راهی را برای پاسخ دهی به چندین مخاطب را پیشنهاد می دهید؟”.
• بجای پرسیدن “چه پلاگینی از وردپرس را برای ارتباط با توئیتر استفاده می کنید؟”، بپرسید “پیشنهاد شما برای آوردن مخاطبین شبکه های اجتماعی به یک وب سایت چیست؟”.

 

بودجه خود را تقسیم کنید

بله، بهتر است بودجه خود را در درخواست خود بنویسید. این کار از هدر رفتن زمان شما جلوگیری می کند، بخصوص زمانی که شما با یک شرکت خیلی گران مواجه هستید. مشخص کردن بودجه همچنین به شرکتی که با شرایط شما سازگار است کمک می کند که اهداف، عملکرد ها و قابلیتهای وب سایت را با بودجه اختصاصی کند.

اما اگر شما درباره بودجه حدودی خود واضح نباشید، شرکت مخاطب ممکن است امکانات خوبی را اما بسیار فرا تر از بودجه شما پیشنهاد دهد. آن ها ممکن است با دانستن بودجه شما تخفیف قائل شوند. یک شرکت طراحی و توسعه خوب با شما درباره محدودیت های بودجه شما در مقابل نیازهایتان وارد گفتگو شده و شفافیت در آخر نتیجه می دهد.

• ما حدودا 10 میلیون تومان برای یک وب سایت جدید بودجه داریم. اما دوست داریم پروژه را با 7 میلیون تومان به پایان برسانیم و مابقی را در content marketing هزینه کنیم. می خواهیم پیشنهاد شما را درباره اینکه چطور این بودجه را بطور کارا تری صرف کنیم بدانیم.
• ما 7 میلیون تومان بودجه برای وب سایت داریم و در آخر سال می توانیم این مبلغ را پرداخت کنیم. ما مایلیم درباره شیوه پرداخت با شما مذاکره کنیم. آیا امکان برنامه ریزی برای امکانات بیشتر و پرداخت در سال آینده وجود دارد؟

 

شخصیت خود را نشان دهید

این مورد برای همه شرکت ها کار می کند. اگر شما یک شرکت با چندین شعبه خارجی نیستید با این حال شرکت شما شخصیت خود را دارد. شخصیت گاهی یعنی: قابل اعتماد، حرفه ایی و با اعتبار بودن. یا بی نظم، تازه کار بودن. هر چه شرکت شما هست می بایست Website RFP شما نشان دهد. این نکته درباره انتظارات و ارتباط است. طراحان باید بدانند برای چه نوع شرکت و مخاطبانی تلاش کنند.

• شرکت ما بسیار پویا و مدرن است این نکته را می بایست مشتریان ما احساس کنند.
• ما مایلیم برای اجرای یک Case Study بر اساس شرایط واقعی سرمایه گذاری کنیم. اما ما اجازه نداریم اطلاعات مشتریان خود را فاش کنیم. ما می خواهیم امکان بر قراری ارتباط موثر را با مخاطبین خود را داشته باشیم و آنها به ما اعتماد داشته باشند.

 

اطلاعات مهم را وارد کنید

• زمان Website RFP: زمان ارسال RFP، آخرین فرصت پاسخگویی، و زمان تصمیم گیری و انتخاب شرکت طراح.
• اهداف ساخت وب سایت: تاریخ بهره برداری (توجه داشته باشید این زمان واقع بینانه باشد، در شرکت های مختلف و نسبت به نوع وب سایت متفاوت می باشد). اگر شما بخواهید وب سایت تان یک ماه دیگر قابل بهره برداری باشد، بعید است شرکتی بتواند کیفیت و زمان مورد نظر شما را فراهم کند.
• اطلاعات تماس: مشخص کنید پاسخ RFP به کجا ارسال شود.

 

Website RFP را به شرکت های مناسب بفرستید

اگر شما لیستی از شرکت های طراحی و توسعه وب سایت ندارید می توانید در اینجا آنها را پیدا کنید:

• گوگل: ممکن است بسیار واضح و بدیهی باشد اما اگر یک شرکت طراحی وب حرفه ایی است می بایست توانایی خود را در طراحی وب سایت خودش نشان دهد. گوگل به شما نشان خواهد داد که آیا وب سایت آن شرکت توانسته سئو را پیاده سازی کند یا خیر؟ آیا وقتی عبارتی همانند “طراحی وب سایت” را در گوگل جستجو می کنید وب سایت آن شرکت در صفحه اول گوگل نمایش داده می شود؟

• اگر وب سایتی را دوست دارید حتی اگر در صنعت شما نیست میتواند به شما کمک کند. معمولا در پایین صفحات وب آدرس یا مشخصاتی از طراح آن سایت یافت می شود و شما با کمک آن می توانید با شرکت طراح آن تماس بگیرید.

• شبکه های اجتماعی: شرکت هایی که در طراحی وب و بازاریابی آنلاین حرفه ایی هستند در فضای مجازی حضور دارند. اگر کار آن ها خوب است مشتریان آنها در فضای مجازی آن را تایید خواهند کرد.

• پرس و جو کنید: هنوز ارتباط کلامی با دوستان و همکاران راهی برای یافتن اطلاعات است. حتما کسی در اطراف شما تجربه طراحی یا بازسازی وب سایت داشته تا بتواند به شما کسی را معرفی کنید.

 

کلام آخر Website RFP با درخواست برای قیمت متفاوت است

Website RFP برای پرسیدن قیمت طراحی سایت مناسب نمی باشد. پاسخ داد به Website RFP برای شرکت ها بسیار زمان بر است. شما با این درخواست در حقیقت یک سوال بخصوص برای نیاز های خاص خود در طراحی وب سایت را می پرسید.

اگر شما می خواهید قیمت بگیرید مستقیما همین را سوال کنید که قیمت شما برای فلان نوع سایت (سایتی مشابه نیاز خودتان) حدودا چقدر است. اینطور شما می توانید با صرفه جویی در زمان خود و دیگران از تعداد زیادی شرکت طراح قیمت حدودی گرفته سپس از میان آنها تعدادی را برای ارسال RFP انتخاب کنید.

در پایان امیدوارم که مقالات دارکوب برای شما مفید بوده باشد و تجربه خوبی از همکاری با طراحان وب سایت خود بدست آورید.