سیستم مدیریت محتوا چیست؟

در این مقاله میخوایم بفهمیم که سیستم مدیریت محتوا چیه؟ چه سیستمهایی از اونها توی بازار وجود داره؟ هدفش چیه؟ چه تصورات غلطی در موردش هست؟ و چه ویژگی هایی داره؟ در انتها هم در مورد مزایای تجاری و آناتومی اون حرف میزنیم

سیستم مدیریت محتوا که به انگلیسی(Content management system) نامیده میشه یه برنامه ی رایانه‌ای است که امکان انتشار، ویرایش و مدیریت محتوا، سازماندهی، حذف و همچنین نگهداری از طریق یک رابط مرکزی رو فراهم می‌کنه. یک سیستم مدیریت محتوا از دو عنصر تشکیل شده:
• نرم‌افزار مدیریت محتوا (CMA) که به مدیر محتوا یا نویسنده که ممکنه دانش لازم در مورد زبان نشانه گذاری (HTML) رو نداشته باشه، اجازه می‌ده تا ایجاد، ویرایش و حذف محتوای یک وب سایت رو بدون نیاز به تخصص یک وب‌مستر، مدیریت کنه.
• نرم‌افزار تحویل محتوا (CDA) که با تفسیر و استفاده از آن اطلاعات وب‌گاه رو به روز رسانی می‌کنه.

به دلیل مزایایی که سیستم مدیریت محتوا داره در صنعت توسعه وب به یه واژه ی همه گیر تبدیل شده.
CMS مخفف سیستم مدیریت محتوا است. این یه اصطلاح است و نمیشه با چندتا جمله ی خشک تعریفش کرد. یه سیستم مدیریت محتوا می تونه بسته به سناریوها و اهداف شخص یا پروژه معانی متعددی داشته باشه.
سیستم مدیریت محتوا ممکنه کلی تعریف داشته باشه اما عمده ترین تعریف CMS میتونه این باشه که:
تعریف یه سیستم مدیریت محتوا یک برنامه کاربردی (به احتمال زیاد مبتنی بر وب) است که امکاناتی رو برای چندین کاربر با سطوح مختلف کاری برای مدیریت (محتوای یا بخش) محتوای داده یا اطلاعات پروژه وبسایت یا برنامه اینترنت یا اینترانت فراهم می کنه .
مدیریت محتوا به ایجاد، ویرایش، بایگانی، انتشار، همکاری، گزارش دادن، توزیع محتوای وب سایت، داده و اطلاعات اشاره دارد.
یه مثال از یه برنامه CMS یک برنامه وب است که خدمات زیر رو در اختیار مدیران، کنترل پنل یا مدیریت وب سایت قرار می ده:
• ایجاد، ویرایش، انتشار، بایگانی صفحات وب
• ایجاد، ویرایش، انتشار، بایگانی مقالات
• ایجاد، ویرایش، انتشار، آرشیو اخبار مطبوعات
• ایجاد، ویرایش، انتشار، آرشیو وبلاگ ها
• اضافه کردن / ویرایش رویدادها به تقویم رویداد
• اضافه کردن / ویرایش موجودی (محصولات)، توضیحات، مشخصات محصول، قیمت، عکس و غیره
• ورود، ویرایش و یا مشاهده سفارشات و چاپ بسته بندی و فاکتورها
• مشاهده گزارش ها و آمار داده های سایت
• ایجاد و ویرایش کاربران سیستم که دارای سطوح مختلف دسترسی به بخش های مختلف اطلاعات شرکت هستند

در تعریف دیگه، وقتی کسی به سیستم مدیریت محتوا اشاره می کنه، اون به یه برنامه وب اشاره داره که قابلیت مدیریت چندین کاربر رو با سطوح مختلف دسترسی برای مدیریت صفحه وب (محتوا) بدون نیاز به دانش HTML فراهم می کند.
در زیر نمونه ای از یک CMS ساده است که قابلیت های ویرایش صفحه وب رو فراهم می کنه:

مدیریت یا کنترل پنل:
• ایجاد، ویرایش، انتشار، بایگانی صفحات وب
• ایجاد، ویرایش، انتشار، بایگانی مقالات
• ایجاد، ویرایش، انتشار، آرشیو اخبار مطبوعات

 

سامانه ی مدیریت محتوای وب:

یک سیستم مدیریت محتوا (سیستم مدیریت محتوای وب) یک نرم‌افزار همراه و یا مستقل برای ایجاد، گسترش، مدیریت و ذخیره محتوا در صفحات وب است. محتوای وب سایت شامل متن، گرافیک، عکس، ویدئو، صدا و کد است که برای نمایش محتوا یا تعامل با کاربر استفاده میشه. مدیریت محتوا نقش زیادی در تجارت امروز داره و پایه و اساس وبلاگ نویسی، انتشار مقالات، اخبار، توضیحات محصولات و … در وب سایت است.

سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM / ECMS):

وقتی کسی به سیستم مدیریت محتوای سازمانی اشاره می کنه، ممکنه منظورش یکی از تعاریف زیر باشه:
1. یک برنامه ی سیستم مدیریت محتوا با یه رکورد معتبر طراحی شده برای خدمت و حمایت از نیازهای یک سازمان بزرگ یا یک سیستم مدیریت محتوای بزرگ.
2. یک برنامه کاربردی با قابلیت های چندگانه که یک سیستم مدیریت محتوای کامل رو برای یک سازمان و فرآیندهای شرکت فراهم می کنه.
3. برنامه ای که ابزارها و قابلیت های لازم برای مدیریت، ذخیره و ارائه محتوا و اسناد رو برای سازمان داخلی، گردش کار و فرایندهاشون فراهم می کنه.

هدف سیستم مدیریت محتوا:

هدف اصلی یه سیستم مدیریت محتوا (مربوط به وب) اینه که توانایی چند کاربر با سطوح مختلف دسترسی برای مدیریت وب سایت یا یه بخش از محتوا رو فراهم کنه.
برای مثال، شما می تونید یک وب سایت با مقالات، وبلاگ ها، مطبوعات، فروشگاه ها، رویدادها و اختصاص هر بخش یا بخشی از یک بخش برای کاربر (ها) ایجاد، ویرایش و بایگانی کنید.

مشکلات و تصورات غلط در سیستم مدیریت محتوا:

1. یکی از بزرگترین تصورات غلط در مورد CMS اینه که عنصر اصلی موفقیت وب سایت است. که این کاملا نادرسته. یه سیستم مدیریت محتوا باید مدیریت و توزیع محتوای وب رو برای مالک وبسایت یا مدیر وب (ها) آسون کنه، اما موفقیت وبسایت هیچ ارتباطی با CMS نداره؛ اون رو با کیفیت محتوا، کیفیت خدمات، بازاریابی و بسیاری از عوامل دیگر که خارج از بحث این مقاله هستند، انجام می ده.
2. تصور غلط در مورد CMS اینه که نیاز به استخدام یک توسعه دهنده وب یا برنامه نویس برای تغییر در یک وب سایت رو از بین می بره. که این در بسیاری از موارد درست نیست.
اکثر سیستم های مدیریت محتوا، به ویژه سیستم های CMS Open Source که برای پوشش هر گونه عملکرد ممکن، نیاز به یک برنامه نویس وب با تجربه دارن تا هر گونه سفارشی سازی رو برای خرد کردن اهداف تجاری خود و حفظ یک پروژه در مقیاس بزرگ فراهم کنن.
یه نمونه بسیار خوب از یه سیستمCMS، دروپال است. بیشتر کاربران نهایی گفتن که دروپال بهترین و مقرون به صرفه ترین راه حل برای هر وب سایت است. این کاملا نادرسته. چون به یه برنامه نویس وب نیاز داره تا یه پروژه دروپال رو راه اندازی و سفارشی کند و به دلیل پیچیدگی اون به یک وب مستر با تجربه یا توسعه دهنده وب برای حفظ و مدیریت یک سایت دروپال نیاز داره.
بنابراین، اگه شما یک کسب و کار کوچک هستید و هزینه یک عامل مهم در توسعه ی وب سایت شما است، به یک برنامه مدیریت محتوا که به ساعات زیاد برنامه نویسی برای تنظیم و تعمیر و نگهداری نیاز نداره رو در نظر بگیرید.
3. یکی از موارد مهم برای موفقیت وب سایت، ایجاد یه نام تجاری است که کاربران اون رو به یاد داشته باشن، دوباره برن ازش بازدید کنن و به دوستان خودشون پیشنهادش بدن.
متاسفانه، بیشتر سیستم های CMS توسط برنامه نویسان نوشته میشه. برنامه نویسان معمولا دانشی از طراحی، نام تجاری و تجربه کاربردی از اون رو ندارن. به همین دلیله که اکثر سایتهای CMS منبع باز که سفارشی نشدن، دارای نام تجاری و شخصیت نیستن.

ویژگی های سیستم مدیریت محتوا:

ویژگیهای CMSها می تونن میان هر کدوم از اونها متفاوت باشن، اما عملکرد اصلی اغلب نمایه سازی، جستجو و بازیابی، مدیریت قالب، کنترل بازبینی و انتشار در نظر گرفته می شن.
• نمایه سازی بصری، جستجو و فهرست ویژگی های بازیابی داده ها از طریق فانکشنهای جستجو برای دسترسی آسان استفاده میشه و به کاربران اجازه می ده که بر اساس ویژگی هایی مانند تاریخ انتشار، کلمات کلیدی و یا نویسنده بتونن سرچ کنن.
• مدیریت فرمت، اسناد کاغذی اسکن شده و اسناد الکترونیکی رو به اسناد HTML یا PDF تبدیل می کنن.
• ویژگی بازنگری باعث میشه محتویات پس از انتشار اولیه به روز و ویرایش بشن. کنترل بازبینی همچنین تغییرات ایجاد شده در فایلها توسط افراد رو دنبال می کنه.
• قابلیت انتشار به افراد اجازه می ده تا از یک قالب یا مجموعه ای از قالب های تصویب شده توسط سازمان استفاده کنن.
یک سیستم مدیریت محتوا همچنین می تونه ابزارهایی برای بازاریابی یک به یک فراهم کنه. بازاریابی یک به یک توانایی یک وب سایت در سازماندهی محتوا و تبلیغ در مورد ویژگی های خاص کاربر با استفاده از اطلاعات ارائه شده توسط کاربر یا جمع آوری شده توسط سایت است. به عنوان مثال، الگوی توالی صفحه یک کاربر خاص. مثلا اگه یه کاربر دوربین دیجیتال رو جستجو میکنه باید به جای دیدن بنرهای شرکت هایی که محصولات کشاورزی میفروشن، بنرهای تبلیغاتی کسب و کارهایی که دوربین های دیجیتال میفروشن رو ببینه.
بقیه ی ویژگی های مهم سیستم مدیریت محتوا:
• URL های مناسب برای سئو
• کمکهای یکپارچه و آنلاین، از جمله فرومها
• سیستم های دستوری مبتنی بر گروه
• پشتیبانی از قالب کامل و قالب های قابل تنظیم
• روشهای نصب آسان
• پنل مدیریت با پشتیبانی چند زبانه
• سلسله مراتب محتوا با عمق و اندازه نامحدود
• نیازمندی های حداقلی سرور
• مدیران فایل یکپارچه
• لاگهای حسابرسی((AL یکپارچه

انتخاب یک سیستم مدیریت محتوا:

تقریبا هیچ محدودیتی در انتخاب فاکتورهای مورد نظر قبل از تصمیم سازمان در سرمایه گذاری در یک سیستم مدیریت محتوا وجود نداره. چند ویژگی اساسی که همیشه به دنبال اون هستید وجود داره، مانند یک رابط تدوینگر با استفاده ی آسان و قابلیت جستجوی هوشمند. با این حال، برای برخی از سازمانها، نرم افزارهایی که استفاده می کنند به نیازمندی های خاصی بستگی دارد.
برای مثال، اندازه سازمان و پراکندگی جغرافیایی رو در نظر بگیرید. مدیر CMS باید بدونه چه تعدادی از افراد از نرم افزار استفاده می کنن، چه CMS به پشتیبانی چند زبانه و میزان پشتیبانی تیم برای حفظ عملیات لازم نیاز داشته باشه چه نداشته باشه. همچنین مهمه که سطح کنترل مدیر و کاربر نهایی رو در هنگام استفاده از CMS در نظر بگیریم. تنوع فرم های داده الکترونیکی که درون یک سازمان استفاده می شه باید مورد توجه قرار بگیره. تمام نوعهای محتوای دیجیتال باید به راحتی نمایه بشن.

شرکتهای تامین کننده ی نرم افزار CMS:

تعداد زیادی از سرویسهای CMS رایگان و اشتراکی برای استفاده ی شخصی و سازمانی وجود داره. موارد زیر فقط چند نمونه از ارائه دهندگان پلتفرم CMS هستند:
SharePoint: مجموعه ای از فن آوری های مبتنی بر رایانش ابری و وب است که ذخیره، اشتراک گذاری و مدیریت اطلاعات دیجیتال رو در یک سازمان تسهیل میکنه.
Documentum: ابزارهای ذخیره سازی و بازیابی محتوا رو به سرعت در اختیار شما قرار می ده و برای کنترل دسترسی دقیق آن شناخته شده است.
M-Files: از روش مبتنی بر متا تگ استفاده میکنه تا اسناد الکترونیکی رو مدیریت کنه.
Joomla: یک WCMS اپن سورس و رایگانه که روی چارچوب MVC ساخته میشه. جوملا در زبان PHP نوشته میشه و ویژگی هایی مانند ذخیره سازی، RSS، وبلاگ ها، جستجو و پشتیبانی از بین المللی سازی زبان رو ارائه می ده.
WordPress: یکی دیگه از WCMSهای اپن سورس و رایگان مبتنی بر PHP و MySQL است. وردپرس رو میشه به عنوان بخشی از سرویس میزبانی وب استفاده کرد یا می توان اون رو روی یک کامپیوتر به منظور کارکردن بر روی وب سرور خود اعمال کرد. این برنامه بین جامعه وبلاگ نویسی بسیار محبوب است.
DNN: این سرویس بازاریابان رو با ابزارهای مدیریت محتوای موردنیازشون که به راحتی به تمام دارایی های دیجیتال خود بدون توجه به جایی که ذخیره شدن دسترسی دارن، ارائه می ده و مطالب رو به هر کانال آنلاینی ارسال می کنه، اون رو برای هر بازدید کننده ای شخصی سازی می کنه و اثربخشی اون رو بررسی میکنه.
WebCenter Oracle: سه محصول اصلی اوراکل عبارتند از: Oracle WebCenter Content، Oracle WebCenter Sites و Oracle WebCenter Portal. یکی از ویژگی های اصلی اوراکل اینه که محتوا رو میشه در یک مکان مدیریت کرد و در میان برنامه های متعدد به اشتراک گذاشت.
Pulse CMS: یه گزینه ی اختصاصی نرم افزاری برای وب سایت های کوچک طراحی شده که امکان توسعه وب رو برای اضافه کردن محتوا به سایت موجود فراهم می کنه و به راحتی و سریع مدیریت میشه. البته این یک پایگاه داده نیست. از Apache با PHP 5 استفاده می کنه.
TERMINALFOUR: محصول پیشرو این شرکت، مدیر سایت، یک سیستم مدیریت محتوا مبتنی بر نرم افزار است که پشتیبانی گسترده چند پلتفرم رو ارائه می ده.
OpenText: این برنامه و مدیریت تجربه وب در شرکت هدف قرار گرفته و در محل و از طریق رایانش ابری در دسترس هستند. این برنامه متخصص در مدیریت حجم زیادی از محتوا، انطباق با نیازمندی ها و مدیریت تلفن همراه و محتوای آنلاین برای استفاده ی سازمانی است.
Backdoor CMS: یک سیستم مدیریت محتوای رایگان و متن باز که بخشی از پروژه دروپال است و بر روی ارائه CMS مقرون به صرفه برای سازمان های کوچک و متوسط تمرکز داره. Backdrop فقط ساده ترین ویژگی های مدیریت وب سایت رو ارائه می ده، اما میتونه با کمک ماژول های موجود در دسترس گسترش پیدا بکنه.
هر سازمانی برای سیستم مدیریت محتوای خودش یه نیازمندی مختص به خودش داره و همه نمیتونن از یه سیستم خاص استفاده بکنن. برای انتخاب بهترین سیستم سعی کنید زمان کافی بذارید تا به بهترین راه حل ممکن برسید.

مزایای تجاری CMS:

استفاده از سیستم مدیریت محتوا در کسب وکار، مزایای تجاری بسیاری به همراه خواهد داشت:
• روند طراحی ساده
• زمان لود سریعتر صفحات و تغییرات جدید
• انسجام بیشتر
• بهبود هدایت سایت
• افزایش انعطاف پذیری سایت
• پشتیبانی از طراحی غیر متمرکز
• افزایش امنیت
• کاهش اطلاعات تکراری
• ظرفیت بیشتر برای رشد
• کاهش هزینه های نگهداری سایت

فراتر از این، بزرگترین مزیت CMS می تونه پشتیبانی از اهداف و استراتژی های کسب و کار شما باشه.
به عنوان مثال، CMS می تونه به بهبود فروش، افزایش رضایت کاربر یا کمک به برقراری ارتباط با عموم کمک کنه.

آناتومی سیستم مدیریت محتوا:

عملکرد یک سیستم مدیریت محتوا رو میشه به چند دسته اصلی تقسیم کرد:
 ایجاد محتوا
 مدیریت محتوا
 انتشار
 ارائه

سیستم های مدیریت محتوا توی بازار امروز نسبتا جدید هستن و در حالی که بسیاری هنوز با اونها آشنا نیستن، توانایی چشمگیری در ساده سازی نگهداری وب سایت ها و اینترانت ها دارن. در ایران هم بسیاری از شرکتها دارن برای افزایش فروششون از تولید محتوا و این سیستمها استفاده میکنن. اگه هم فکر میکنید وقت انجام این کار رو ندارید و یا نمیتونید کسی رو برای این کار استخدام کنید ما(شرکت طراحی وب دارکوب) میتونیم این کار رو با هزینه ی کمتر واستون انجام بدیم.